الفوترة الإلكترونية في المملكة العربية السعودية، واسمها الرسمي «فاتورة»، هي إصدار الفواتير الضريبية وحفظها بصيغة إلكترونية منظمة عبر نظام إلكتروني متوافق مع متطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، ثم ربط هذا النظام بمنصة الهيئة على مراحل. وتنطبق على المكلفين بضريبة القيمة المضافة المقيمين في المملكة، وعلى من يصدر الفاتورة الضريبية نيابة عنهم.
هذا الدليل يشرح ما تعنيه الفوترة الإلكترونية لصاحب متجر إلكتروني، بناءً على صفحات الهيئة ودليلها الإرشادي المفصل. ولأن التفاصيل قد تتغير، ارجع إليها وإلى محاسبك قبل أي قرار.
ما هي الفوترة الإلكترونية؟
تعرّف هيئة الزكاة والضريبة والجمارك منظومة الفوترة الإلكترونية بأنها إجراء يحوّل إصدار الفواتير والإشعارات الورقية إلى عملية إلكترونية، تُتبادل فيها الفواتير والإشعارات المدينة والدائنة وتُعالج بصيغة إلكترونية منظمة بين البائع والمشتري. والفاتورة الإلكترونية هي فاتورة تُصدر وتُحفظ بصيغة إلكترونية منظمة عبر نظام إلكتروني، وتحتوي على متطلبات الفاتورة الضريبية.
وتنبه الهيئة إلى أن الفاتورة المكتوبة بخط اليد أو المصورة بماسح ضوئي لا تعد فاتورة إلكترونية.
نوعا الفاتورة الضريبية
| النوع | متى تُستخدم غالبًا |
|---|---|
| الفاتورة الضريبية | من منشأة إلى منشأة أخرى، وتحتوي على جميع عناصر الفاتورة الضريبية |
| الفاتورة الضريبية المبسطة | من منشأة إلى فرد، وتحتوي على العناصر الرئيسية للفاتورة المبسطة |
أغلب طلبات المتاجر الإلكترونية تكون لأفراد، أي فواتير ضريبية مبسطة. وإن كنت تبيع لشركات أيضًا، فتأكد أن نظامك يصدر النوعين.
مثال توضيحي: طلب ثم مرتجع
هذا مثال لشرح المسار فقط، وليس حالة عميل: متجر مكلف بضريبة القيمة المضافة ومقيم في الرياض يبيع لعميل فرد. عند إتمام الطلب يصدر نظام الفوترة فاتورة ضريبية مبسطة إلكترونيًا. وإذا أعاد العميل جزءًا من الطلب، يصدر النظام إشعارًا دائنًا مرتبطًا بالفاتورة الأصلية بدل تعديلها. وتجد الحقول المطلوبة لكل نوع في نماذج الهيئة.
مرحلتا تطبيق الفوترة الإلكترونية
| المرحلة | منذ متى | ماذا تتطلب |
|---|---|---|
| الأولى: الإصدار والحفظ | 4 ديسمبر 2021 | إصدار الفواتير وحفظها إلكترونيًا عبر نظام فوترة متوافق، متضمنة العناصر المطلوبة حسب نوعها |
| الثانية: الربط والتكامل | من 1 يناير 2023 على موجات | ربط أنظمة الفوترة الإلكترونية الخاصة بك مع منصة فاتورة التابعة للهيئة، وإصدار الفواتير الإلكترونية بالصيغة المطلوبة |
المرحلة الثانية لا تبدأ للجميع في وقت واحد. تُطبق على مجموعات، وتُشعر الهيئة كل مجموعة قبل ستة أشهر على الأقل من موعدها، كما توضح صفحة مراحل التطبيق.
من الملزم بالفاتورة الإلكترونية؟
- إن كنت مكلفًا بضريبة القيمة المضافة ومقيمًا في المملكة، فيجب أن تصدر فواتيرك من نظام فوترة إلكتروني متوافق، لا فواتير يدوية أو ملفات تعدلها بنفسك.
- إن وصلك إشعار المرحلة الثانية، يلزم ربط نظام الفوترة بمنصة الهيئة قبل الموعد المحدد في الإشعار.
- إن لم تكن مسجلًا في الضريبة بعد، فراجع مع محاسبك متى يلزمك التسجيل، لأن المتطلبات تبدأ من هناك.
- ويشمل النطاق أيضًا العميل أو أي طرف ثالث يصدر الفاتورة الضريبية نيابة عن مكلف مقيم.
- أما المكلف غير المقيم في المملكة فلا يُطلب منه إصدار فواتير أو إشعارات إلكترونية، كما يوضح الدليل الإرشادي للهيئة.
كيف تختار برنامج فوترة إلكترونية لمتجرك؟
سواء كان نظام الفوترة جزءًا من منصة المتجر أو برنامجًا محاسبيًا مستقلًا، اطرح هذه الأسئلة قبل أن تعتمد عليه:
- هل الفواتير التي تصدرها المنصة متوافقة مع متطلبات المرحلة الأولى؟
- هل تدعم المنصة الربط مع «فاتورة» في المرحلة الثانية، أم تحتاج تطبيقًا أو نظامًا محاسبيًا إضافيًا؟
- هل تُصدر الفاتورة الضريبية والمبسطة معًا؟
- هل تظهر بيانات الفاتورة المطلوبة، مثل الرقم الضريبي وبيانات البائع، تلقائيًا؟
- كيف تُصدر فواتير المرتجعات والإلغاء؟
- أين تُحفظ الفواتير، وكيف تصدّرها للمحاسب؟
وإن كان متجرك على ووكومرس، فالتوافق يعتمد على الإضافة أو النظام المحاسبي الذي تربطه، لأن ووكومرس نفسه لا يأتي بربط مع منصة الهيئة. اختر حلًا يعلن توافقه، واختبره قبل الإطلاق.
أخطاء شائعة في تطبيق الفوترة الإلكترونية
- إصدار فواتير من ملف Word أو Excel وإرسالها بصيغة PDF، وهذه لا تعد فواتير إلكترونية متوافقة.
- افتراض أن كل منصة متجر متوافقة تلقائيًا دون طلب ما يثبت ذلك.
- تجاهل إشعار المرحلة الثانية حتى يقترب الموعد.
- نسيان فواتير المرتجعات والإشعارات الدائنة.
قبل إطلاق المتجر: قائمة سريعة
- حدد وضعك الضريبي مع محاسب.
- اختر نظام فوترة متوافقًا، من المنصة أو من نظام محاسبي مرتبط بها.
- اختبر إصدار الفواتير الإلكترونية لطلب تجريبي، وفاتورة مرتجع.
- تابع إشعارات الهيئة إن كنت مسجلًا، لتعرف موعد مرحلة الربط الخاصة بك.
ولباقي خطوات التأسيس، ومنها توثيق المتجر والدفع والشحن، راجع دليل إنشاء متجر إلكتروني ودليل توثيق المتجر.
أسئلة شائعة عن الفوترة الإلكترونية
هل الفوترة الإلكترونية إلزامية لكل المتاجر؟
لا. تنطبق على المكلفين بضريبة القيمة المضافة المقيمين في المملكة، ومن يصدر الفواتير نيابة عنهم، ولا يُطلب من المكلف غير المقيم إصدارها. تحقق من وضع متجرك مع محاسبك.
كيف أعرف أن منشأتي ملزمة بالمرحلة الثانية؟
حين تُشعرك الهيئة بأنك ضمن المجموعة المستهدفة، وتصلك المهلة قبل ستة أشهر على الأقل من الموعد.
هل تصدر منصتي الفواتير تلقائيًا؟
أغلب منصات المتاجر تصدر فواتير للطلبات، لكن التوافق مع متطلبات الهيئة والربط مع «فاتورة» يختلفان. اسأل منصتك كتابيًا، واطلب ما يثبت التوافق.
ما الفرق بين الفوترة الإلكترونية في السعودية ومصر؟
لكل دولة منظومتها. في مصر تميز مصلحة الضرائب بين الفاتورة الإلكترونية للتعاملات بين المنشآت، والإيصال الإلكتروني للبيع للمستهلك. التفاصيل في قسم الشروط من دليل إنشاء متجر إلكتروني.
إذا كنت تبني متجرك وتريد أن يُسلَّم مربوطًا بالدفع والشحن ونظام فوترة مناسب لوضعك، راجع خدمة تصميم المتاجر الإلكترونية.
